Gegevensbescherming (AVG)
De Vereniging Buurtbus Soest e.o. (VBSeo) is als vereniging ook verplicht zich te houden aan de nieuwe Europese wetgeving op het gebied van gegevensbescherming, genoemd de AVG. Dit houdt in dat het bestuur van de VBSeo haar werkwijze, de opgeslagen persoonsgegevens van ieder (ex)lid en haar website onder de loup heeft genomen.
Op basis van deze analyse heeft het bestuur het volgende besloten:
- Het eerste contact tussen een kandidaatlid en de VBSeo vindt in de regel plaats met de secretaris. Dit gaat meestal via Syntus of soms rechtstreeks naar de secretaris. Het kandidaatlid krijgt een inschrijfformulier (zie bijlage 8b) en dient dit volledig in te vullen en vervolgens te mailen (via Syntus) naar de secretaris. Daarbij moet hij ook een kopie van beide kanten van zijn rijbewijs meesturen.
- De secretaris informeert de voorzitter, penningmeester en de vijf opleiders per mail over deze aanmelding, waarbij hij voornaam, achternaam, mailadres en telefoonnummer van deze kandidaat doorgeeft.
- Eén van bestuursleden neemt na overleg het initiatief en belt de kandidaat om een kennismakingsafspraak te maken met hem en één opleider. De secretaris mailt vervolgens het handboek naar de kandidaat.en het bestuurslid bevestigt de gemaakte kennismakingsafspraak.
- Indien de uitkomst van het kennismakingsgesprek positief is, wordt de kandidaat uitgenodigd mee te rijden met een lid als kennismakingsrit op de bus.
- Na deze rit wordt de kandidaat gevraagd aan de secretaris te laten weten of hij / zij met de procedure door wil gaan.
- Als de kandidaat positief reageert, vraagt de secretaris een ARBO keuring voor hem / haar aan bij Syntus. Hiervoor geeft hij aan Syntus de volgende gegevens van die kandidaat per mail door: NAW, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer. Indien Syntus voor het regelen van die keuring meer gegevens van die kandidaat nodig heeft, dient Syntus dit zelf aan die kandidaat te vragen.
- Na een positieve uitslag van die keuring moet de kandidaat aan de secretaris melden tot wanneer zijn / haar keuring geldig is.
- Vervolgens start het opleidingstraject voor deze kandidaat. Nadat dit opleidingstraject positief is beëindigd, krijgt het bestuur, de opleiders, de coordinatoren en de planner hiervan per mail bericht.
- De secretaris brengt alle gegevens van deze kandidaat (die nu lid is geworden van de VBSeo) in zijn ledenbestand en geeft vervolgens het bankrekeningnummer van dit lid door per mail aan de penningmeester.
- Vervolgens brengt de secretaris de NAW gegevens samen met het geslacht, emailadres en telefoonnummer(s) in het ledenbestand dat in het beveiligde gedeelte van de website is vermeld. Tevens vult de secretaris het smoelenboek aan met dit nieuwe lid.
- De penningmeester verzorgt de te declareren kilometers voor dit nieuwe lid en de secretaris draagt zorg voor de vrijwilligersovereenkomst, de ledenpas en de Syntus jas.
- Een van de opleiders legt een bestand op naam voor dit nieuwe lid aan waarin zijn NAW gegevens samen met zijn emailadres en telefoonnummer zijn opgeslagen aangevuld met de planningsgevens van het opleidingstraject van dit lid. Dit laatste is van belang voor het geval zich een ongeluk met de buurtbus voordoet tijdens een rit met dit lid als chauffeur waarbij de politie wordt gehaald.
- Met de gegevens uit dit persoonlijke bestand kan dan aangetoond worden dat de betreffende chauffeur een gedegen opleiding heeft gehad en voldoet aan alle vereisten.
- Alle gegevens van een lid worden tot 6 maanden na zijn vertrek bewaard en vervolgens definitief vernietigd.
- Naar aanleiding van deze procedure heeft het bestuur een “Privacyverklaring” laten opstellen.
- Tevens is met hulp een “Disclaimer” gemaakt die op onze website is geplaatst.